初めてのイベント運営。
「何から手を付ければいいのか」「当日トラブルが起きたらどうしよう」と不安は尽きないものです。
イベントの成功は、実は**「本番前の準備」で9割決まる**と言っても過言ではありません。今回は、イベント制作のプロの視点から、初心者が必ず押さえておくべき企画のポイントと、当日の必須アイテムを分かりやすく解説します。
1. そもそも「イベント企画」で何をすればいい？
イベント企画とは、単に内容を決めることだけではありません。
「なぜ開催するのか（目的）」から始まり、「誰に（ターゲット）」「何を届けるのか（コンセプト）」を具体化し、実行可能な計画に落とし込んでいく作業すべてを指します。
この土台がしっかりしているほど、当日の運営がスムーズになり、参加者の満足度も向上します。
2. 企画初心者が押さえるべき「9つの黄金ルール」
成功するイベントには共通点があります。以下の9つのポイントを一つずつクリアしていきましょう。
① 「目的」を言語化する
「イベントを開催すること」自体が目的になっていませんか？
- 新規顧客の獲得
- 社内コミュニケーションの活性化
- 新商品の認知拡大など、「終わった後にどうなっていたいか」を明確にしましょう。
② ターゲットを「一人」まで絞り込む
「誰でもいいから来てほしい」は、誰の心にも刺さりません。
年齢、性別、職業、悩み、どんな情報を求めているかなど、具体的なターゲット像（ペルソナ）を設定しましょう。
③ ターゲットが喜ぶ「コンテンツ」を企画する
目的とターゲットが決まれば、内容は自ずと見えてきます。「どんな体験をすれば、ターゲットは目的の行動をとってくれるか？」という視点で、トークショーやワークショップなどの手法を選びます。
④ スケジュールと会場の確保
イベントの規模や雰囲気に合わせ、最適な場所を選びます。人気の会場は数ヶ月前から埋まることも珍しくありません。企画が固まり次第、早めに押さえましょう。
⑤ ターゲットの心に届く「告知」
若い世代ならSNS、ビジネス層ならプレスリリースやメール、地域密着ならチラシなど、ターゲットに合わせた媒体を選びます。申し込みの停滞期を作らないよう、段階的に情報を解禁するのがコツです。
⑥ 成功の鍵は「地味な準備」にあり
華やかな本番は、山のような裏方作業の上に成り立っています。スポーツの練習と同じで、準備にかけた時間が当日の安心感に直結します。
⑦ 「進行台本」と「マニュアル」は必須
- 進行台本： 秒単位のタイムスケジュール、司会セリフ、音響・照明のタイミング。
- 運営マニュアル： 受付方法、トラブル時の連絡網、会場ルール。これらがあることで、スタッフ全員が迷わず動けます。
⑧ 「現場の下見」でリアルを把握
図面だけではわからないことがあります。
- 最寄り駅からの道順は分かりやすいか？
- 電源やWi-Fiの強度は十分か？
- 搬入口のサイズは？必ず一度は足を運び、参加者の目線で歩いてみましょう。
⑨ 納得いくまで「リハーサル」
実際に動いてみると、台本上の矛盾や、機材の相性問題が見つかります。「最悪の事態」を想定したシミュレーションを行うことで、本番の臨機応変な対応が可能になります。
3. 当日、運営サイドが用意しておくべき「5種の神器」
当日の「困った！」を防ぐために、以下の5点は必ず準備しましょう。
| 項目 | なぜ必要か？ |
| 小銭（お釣り） | 当日集金がある場合、千円札や小銭は多めに。専用ケースで厳重管理を。 |
| 充電器・延長コード | スマホ、PCの電池切れは命取り。長めの延長ケーブルが数本あると便利。 |
| ネット環境（Wi-Fi） | 会場のWi-Fiが不安定な場合に備え、予備のポケットWi-Fiの準備を。 |
| 文房具セット | ガムテープ、マジック、付箋、ボールペン、ハサミ。急な掲示物作成に重宝。 |
| 来場者リスト（紙） | システム障害に備えて、紙のリストも1部用意しておくと安心。 |
4. まとめ：スムーズな運営で、記憶に残るイベントを！
初めてのイベント運営は、チェックすべき項目が多く大変かもしれません。しかし、一つひとつを丁寧に準備していけば、必ず道は開けます。
「自分たちだけで進めるのは少し不安……」
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そんな時は、ぜひ Stage factory にご相談ください。企画の壁打ちから当日のオペレーションまで、あなたのイベントを並走してサポートいたします。
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